Предмет и задачи документоведения

Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, студенческий билет, зачётная книжка, проездной билет на автобус либо трамвай, кассовый чек при покупке товара в магазине и т.п. Документы сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы, свидетельство о браке, пенсионное удостоверение и т.д.). Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества.

В обществе постоянно создаётся и находится в обращении огромное количество самых разнообразных документов. Этот процесс можно сравнить с действующим вулканом, из жерла которого непрерывным потоком вытекает лава, которая постепенно замедляет своё движение, останавливается, а затем застывает. Так и документы. Вначале идёт интенсивная, но внешне обычно малозаметная работа по их подготовке, составлению, согласованию, удостоверению. Затем документы, обретя необходимую юридическую силу или просто законченный вид, вводятся в действие, выходят на оперативный простор, где могут оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так и на жизнь миллионов людей. Это - оперативная среда существования документов.

Затем, по мере выполнения своих целей и задач, документы постепенно, хотя и крайне неравномерно, начинают утрачивать оперативные качества и значимость, подобно вулканической лаве "застывать", т.е. оседать в архивах и переходить таким образом в ретроспективную среду, обретая преимущественно историческую ценность. В англоязычной литературе приводятся, в частности, сведения о том, что наиболее интенсивное использование документированной управленческой информации приходится на первые шесть месяцев после её возникновения. Затем оперативная ценность документов быстро убывает и уже через ... остальная часть текста, формулы, таблицы, изображения скрыты